Unternehmen, die die Abwicklung von Business-Reisen ihren eigenen Mitarbeitern überlassen, fliegen oft viel teurer, warnt der Österreichische ReiseVerband (ÖRV) anlässlich der Veröffentlichung seiner Prozesskostenanalyse von Geschäftsreisebuchungen. Unternehmer, die ihre Geschäftsreisen von den Profis im Business-Reisebüro organisieren lassen, können jährlich tausende Euro sparen.

„Obwohl sich der Aufwand für Online-Suchen und das Buchen von Flugtickets seit der letzten Prozesskostenanalyse 2010 um 14% verringert hat, sind die Buchungsvorgänge bei Geschäftsreisen wesentlich komplexer geworden“, betont Dr. Walter Säckl, Generalsekretär des ÖRV. „Die Tarife sind flexibler geworden, oft kommen versteckte Kosten für Sitzplatzreservierungen, Gepäck und Umbuchungsmöglichkeiten dazu. Je nach Zeitbudget der Firmenkunden lassen sich über unterschiedliche Flugzeiten oder raschere Strecken beträchtliche Kosten einsparen. Nicht weniger komplex sind die Preisgestaltungen bei Mietwagen und Hotels.“

Beratungsaufwand bei Geschäftsreisen stark gestiegen

Die Prozesskostenanalyse des ÖRV spricht eine deutliche Sprache: Gegenüber 2010 hat sich der Aufwand für die Kundenbetreuung um 57% erhöht. Trotz hohem Automatisierungsgrad sei die Organisation von Geschäftsreisen wesentlich mühsamer geworden. Die Kundenansprüche seien höher geworden, in den Business-Reisebüros würden jetzt wesentlich mehr Möglichkeiten und Preisdifferenzen abgefragt werden als noch vor acht Jahren, sagt Säckl.

TMC leisten mehr

Auf Geschäftsreisen spezialisierte Reisebüros würden Unternehmen nicht nur bei den Buchungen aller Reisebestandteile unterstützen, sondern viel mehr leisten, betont der ÖRV:

• Über Computer-Reservierungssysteme werden Bestpreise ermittelt, die Kunden bei eigener Internet-Recherche nicht zur Verfügung stehen. Dabei werden bei Flug, Hotel und Mietwagen auch Sonderraten für Businesskunden ermittelt. 
• Die komplette Abwicklung der Reiseplanung erfolgt bequem und flexibel via E-Mail.
• Nur professionelle Business Travel Center bieten Qualitätssicherung für sämtliche Bestandteile der Geschäftsreise.
• Organisation und Unterstützung bei der Visum-Beschaffung
• Transparente Reisekostenabrechnungen, die auch flexibel an interne Unternehmensprozesse angepasst werden können – von der Dienstreisegenehmigung bis zur Abrechnung.
• Hotline bei spontan erforderlichen Umbuchungen, Pannen etc. 

Prozesskostenanalyse

Zwischen Februar und April wurden unter der Leitung von Univ.-Prof. Astrid Dickinger und Projektleiterin Valerie Urdich BA von der Modul Universität Wien die Prozesskosten in zwölf Reisebüros in Wien, Linz, Graz und Salzburg analysiert (BCD Travel, HRG, FCM Travel Solutions, Verkehrsbüro Group und BTU - Business Travel Unlimited). Der Gesamtprozess aus Kundenbetreuung, Ticketing und Verrechnung hat sich demnach gegenüber 2010 um 46 % erhöht. Ein Fazit: Die durch die fortschreitende Automatisierung gewonnene Zeit werde durch die gesteigerte Beratungsleistung wieder eingebüßt, erklärt BCD Geschäftsführer Thomas Willingshofer. 

Durch die finanzielle Unterstützung von Amadeus, Travelport und Sabre konnte die ÖRV-Prozesskostenanalyse von Geschäftsbuchungen nach 2005 und 2010 heuer zum dritten Mal durchgeführt werden.