Das Handy klingelt. Das Telefon am Schreibtisch. Auf Skype will ein Arbeitskollege chatten. Das erste E-Mail ist noch nicht beantwortet, da trudeln die nächsten zwanzig ein. Betreff: „Dringend.“ Sie sind zehn Minuten im Büro und Ihnen raucht der Kopf? Kein Grund zur Verzweiflung. Wir wissen: Ein Arbeitstag hat eine begrenzte Anzahl an Stunden. Diese wollen Sie effizient nützen. Wie Sie dabei den Fängen der modernen Kommunikationstechnologie und damit der Multitasking-Falle entgehen, zeigt die aktuelle tip-Counterschulung.

Tipps vom Experten

Dr. Bernd Hufnagl ist geschäftsführender Gesellschafter der Benefit GmbH, die Unternehmen und Personen im betrieblichen Gesundheitsmanagement berät und begleitet. Hufnagl ist langjähriger Coach und Seminarleiter in diesem Bereich. Er hat Biologe und Medizin studiert und ist als Hirnforscher und Unternehmensberater Experte für „hirngerechtes“ Arbeiten in einer sich ständig beschleunigenden und verdichtenden Berufswelt. www.benefit.cc

Die Ursache der Überforderung

„Es ist das Verständnis unserer Hirnfunktionen, die erklären, warum E-Mails, Blogs, Messenger-Systeme, Blackberrys, Mobiltelefone und Co. den Neugiertrieb überstrapazieren und uns unweigerlich in die Multitaskingfalle führen“, sagt Dr. Bernd Hufnagl. Erkenntnisse der Neurowissenschaften zeigen das zentrale Problem mit dem wir im Arbeitsalltag zu kämpfen haben: “Wir sind Erben eines völlig unterdimensionierten Arbeitsspeichers, der für die Welt des elektronischen Multitasking nicht ausgerichtet ist“, erklärt Hufnagl. Unser Gehirn ist mit dem ständigen Zuwachs der elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten schwer überfordert. „Es speichert Informationen, die im Multitaskingmodus aufgenommen und verarbeitet werden müssen, in einem Gedächtnismodul ab, aus dem es diese Informationen nicht mehr bewusst abrufen kann“, erklärt Hufnagl.

Der Multitasking-Mythos

Die Folge der Überforderung ist der Verlust der Konzentrationsfähigkeit und Aufmerksamkeitsspanne. Am deutlichsten wird dies, bei älteren Menschen. „Studien belegen, dass Arbeiten im Multitaskingmodus rund 40% Leistungsverlust bedeutet“, erklärt Hufnagl. Die Entwicklung geht in zwei entgegen gesetzte Richtungen: mehr Fehler und langsameres Arbeiten auf der einen Seite, auf der anderen Seite die Gewöhnung des Gehirns an ständiges Multitasking und dabei das Gefühl, dass die längere Beschäftigung mit nur einer Aufgabe extrem langweilig ist. „Echtes Multitasking können weder Männer noch Frauen“, so Hufnagl.

Der Umgang mit der Technologie

Moderne Kommunikationstechnologien sind nun aber nicht mehr aus unserem Arbeitsalltag wegzudenken. Wer sich jedoch konkrete Strategien im „hirngerechten“ Umgang mit diesen Technologien zurechtlegt, empfindet weniger Stress, arbeitet effizienter und reduziert Fehler.

Allgemeine Tipps
So gehen Sie mit E-Mail, Blogs, Messenger Systeme, Blackberrys, Mobiltelefone, etc. korrekt um:

• Aktivieren Sie niemals automatische Benachrichtigungen. Sie müssen entscheiden, wann sie kommunizieren. Nicht das Gerät!
• Verwenden Sie den Regelassistenten Ihres E-Mailprogramms: Dieses Tool verschiebt automatisch alle eingehenden Mails nach von Ihnen eingestellten Prioritäten (z.B.: Chef, Kollegen, Kunden, Privat,…).
• Vereinbaren Sie mit Ihrem direkten Umfeld eindeutige Spielregeln, etwa
  
  • keine Übernahme von Arbeiten auf Zuruf
  • Mobiltelefone auf lautlos stellen
  • Besprechungen nicht in Büroräumen mit unbeteiligten Kollegen führen
  • bei Besprechungen das Mobiltelefon ausschalten. Der Computer bleibt draußen, außer das Gerät wird für die Besprechung benötigt.

• E-Mails eignen sich nicht für jede Art der Informationsübermittlung. Einfache Anweisungen, Rückfragen oder Absprachen können per Mail erledigt werden. Komplexere Inhalte besprechen Sie lieber per Telefon oder persönlich.
• Wenn Sie E-Mails versenden, überlegen Sie vorab – wollen Sie informieren oder auch eine Antwort? Ist die Frage geklärt,
  
  • wählen Sie sorgfältig Ihren Adress-Verteiler (An: / CC:). Vermeiden Sie BCC.
  • Konkretisieren Sie das Thema in der Betreffzeile.
  • Halten Sie sich im Mail kurz und formulieren Sie den Inhalt strukturiert.
  • Senden Sie Details im Anhang, per Link, etc.
  • Setzen Sie Dringlichkeitsstufen gezielt und sparsam ein.

Vom Multitasker zum Singletasker

Um sich im Arbeitsalltag kurzfristig wieder auf eine Sache konzentrieren zu können, braucht es keine langen Pausen des Nichts-Tuns, sondern die volle Konzentration auf eine einzige Tätigkeit. Die Tätigkeit muss zwei Kriterien erfüllen:

• Ihre Aufmerksamkeit und Konzentration fordern und Spaß machen
  
  • Beispiele: konzentriertes Atmen, jonglieren, balancieren, musizieren, malen, zeichnen, Computerspielen (Sudoku,...)

Nach dieser Tätigkeit ist Ihr übervoller Arbeitsspeicher wieder aufnahmefähig für sinnvolle Arbeitsaufgaben.