Sie haben die Ideen für Ihren Kundenabend finalisiert. Heute ist der große Tag. Wird alles klappen? Bestimmt. Denn: Nachdem Sie sich in der vergangenen tip-Counterschulung Tipps zur Organisation geholt haben, erfahren Sie nun, wie Sie vor Ort glänzen. So gehen Sie und Ihre Gäste nach dem Event mit einem Lächeln nach Hause.

Tipps von der Expertin

Lisa Maria Schwödiauer ist seit vielen Jahren in der Eventbranche tätig, derzeit bei der Eventwerkstatt Ilk & Partner GmbH in Linz. Als Projektleiterin ist sie für die Organisation und Umsetzung von Events verantwortlich. Im Team werden Corporate- und Public-Events, Mitarbeiterveranstaltungen, Promotions sowie Kongresse und Incentives im In- und Ausland umgesetzt. Schwödiauers größte Leidenschaft ist Irland. Daher auch ihr Motto: “There is no such thing than rain – it´s all liquid sunshine!“ schwoediauer@eventwerkstatt.at

Die Checkliste

Damit Sie auch garantiert kein Detail der Veranstaltung vergessen, erstellen Sie eine Checkliste mit dem vollständigen Ablaufplan des Events. „Auf- und Abbauzeiten, Einsatzzeiten des Personals, der Künstler und Probezeiten sind obligatorisch“, sagt Schwödiauer. Wichtig zudem: Klären Sie im Vorfeld, wer wofür zuständig ist und wo welche Verantwortung liegt.

Vor Ort

Achten Sie am Ort des Geschehens auf Folgendes:

Die Technik

Ein extrem wichtiger Punkt. „Leider wird gerade bei der Technik oftmals aus Budgetgründen gespart“, weiß Schwödiauer. Aber: Stellen Sie sich vor – die Musik ist zu laut, der Redner nicht zu hören und die Bilder an der Leinwand sind unscharf. Das muss nicht sein. Denken Sie deshalb daran:

• Beamer: Das Gerät sollte, je nach Größe der Location, mindestens über 4.000 Ansilumen (Lichtstärke) verfügen. Zeigen Sie Imagefilme wenn möglich in HD-Qualität, verwenden Sie einen dazu passenden Projektor.
• Tonanlage: Mieten Sie von einer Technikfirma eine hochwertige, kompakte und leistungsstarke Anlage und engagieren Sie kundiges Personal. Das sorgt für gute Qualität und ruhige Nerven.

Die Registrierung

Der erste Eindruck zählt. Achten Sie bei der Registrierung Ihrer Gäste darauf, dass

• ein geschultes, gut gekleidetes Personal am Empfang steht, sich um die Garderobe kümmert, etc.
• die Registrierung rasch und unbürokratisch abläuft (Namensliste).
• Sie Ihre Gäste nach der Registrierung persönlich begrüßen.

Der Raum

Gestalten Sie den Raum je nach Anlass. Bedenken Sie:

• Sesselreihen erhöhen die Aufmerksamkeit -
• Stehtische erzeugen möglicherweise eine höhere Geräuschkulisse.
• Ideal wäre die Kombination von beidem – Sesselreihen für den Vortrag, Stehtische für die lockere Atmosphäre.

Adaptieren Sie die Raumsituation in Abstimmung mit der tatsächlichen Gästeanzahl des Abends (gegebenenfalls rechtzeitig Sesseln dazu- oder weggeben).

Die Moderation

Stehen Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter am Mikrofon? Dann heißt es:

Vorab

• Mikrofon testen
• freies Sprechen üben
• bei Bedarf Moderationskarten vorbereiten (mit bedruckter Rückseite, evtl. mit dem eigenen Logo)
• über exzellente Destinationskenntnisse verfügen bzw. das Reiseziel aus eigener Erfahrung zu kennen

Am Mikro

• Redner/Interviewpartner fehlerfrei ankündigen (Titel, Name, Aussprache, etc. klären)
• vor dem eigentlichen Vortrag den Ablauf der Veranstaltung noch einmal kurz  klären
• den Vortrag lebendig und kurzweilig gestalten und dabei ins Publikum schauen
• Möglichkeit für Fragen geben

Das Catering

Einer der wichtigsten Punkte Ihrer Veranstaltung ist das Essen.

• Wählen Sie die Speisen angepasst an ihr Thema. Bei stark gewürzten Speisen, bieten Sie milde Varianten an. Bei viel Fleisch auch Vegetarisches.
• Entscheiden Sie zwischen Buffetstationen (Tipp: Freistehende Stationen verhindern lange Schlangen) oder „fliegendem“ Buffet (Servicepersonal mit Tabletts).
• Ihr Ablaufplan gibt dem Caterer die genaue Zeit vor, wer wann was wo wie serviert. Informieren Sie ihn, sollte sich sein Einsatz verzögern.
• Achten Sie darauf, dass sich genügend Personal um das Wohl Ihrer Gäste kümmert.

Nach dem Event

Es war ein gelungener Abend. Damit er in Erinnerung bleibt, muss er professionell nachbearbeitet werden:

• Überlegen Sie vorab, was Sie Ihren Gästen zukommen lassen. Tipp: Manchmal ist weniger mehr. Ein Foto vom Fest, dazu der aktuelle Katalog und weiteres Informationsmaterial. Oder die Powerpoint-Präsentation als PDF bzw. weitere Termine für kommende Kundenabende, etc.
• Fragen Sie Ihre Gäste bei der Registrierung, welche Informationen sie sich wünschen. Dann ist das richtige Maß garantiert.
• Senden Sie einen Feedbackbogen per Mail aus – eventuell in Kombination mit einem Gewinnspiel. Er hilft Ihnen, die nächste Veranstaltung noch besser zu gestalten.