Der Kundenabend. Damit er für alle Beteiligten – sowohl für Sie als Veranstalter als auch für Ihre Gäste – zum freudvollen Ereignis wird, gibt die aktuelle tip-Counterschulung in einem ersten Teil hilfreiche Tipps und Tricks, die es bei der Organisation eines erfolgreichen Kundenabends zu beachten gilt.

Tipps von der Expertin

Mag. Lisa Maria Schwödiauer ist seit vielen Jahren in der Eventbranche tätig, derzeit bei der Eventwerkstatt Ilk & Partner GmbH in Linz. Als Projektleiterin ist sie für die Organisation und Umsetzung von Events verantwortlich. Im Team werden Corporate- und Public-Events, Mitarbeiterveranstaltungen, Promotions sowie Kongresse und Incentives im In- und Ausland umgesetzt. Schwödiauers größte Leidenschaft ist Irland. Daher auch ihr Motto: “There is no such thing than rain – it´s all liquid sunshine!“ schwoediauer@eventwerkstatt.at

Die Voraussetzungen

Sie haben sich für einen Kundenabend entschieden. Ihre Gäste werden es Ihnen danken. Doch bevor Sie euphorisch Einladungen ausschicken und über Ihr Event informieren,

• klären Sie zuallererst, welche finanziellen Mittel für die Veranstaltung zur Verfügung stehen. Dann
• definieren Sie ein Thema für die Veranstaltung. Stellen Sie sich dazu u.a. folgende Fragen: Will ich über ein Reiseland informieren? Will ich mein Service als Reisebüro präsentieren? Will ich meinen Stammkunden für ihre Treue danken? Werfen Sie auch einen Blick auf den Eventkalender der Umgebung – vielleicht lässt sich eine aktuelle Veranstaltung (Ausstellung, etc.) mit Ihrem Thema verbinden.

Sind diese Fragen geklärt, setzen Sie einen Termin und eine Uhrzeit fest. Beachten Sie,

• dass keine Konkurrenzveranstaltungen am selben Tag stattfinden.
• ob es sich um einen Zwickel-, Feier- oder Donnerstag handelt (donnerstags werden erfahrungsgemäß die meisten Events veranstaltet).
• inwiefern der Termin mit der optimalen Buchungszeit für die/das vorgestellte Destination/Produkt korrespondiert.
• dass Ihr Event gegen 18:30 Uhr (Empfang/Willkommensdrink) beginnt - die ideale Zeit für eine „After-Work“-Veranstaltung.

Nun gilt es noch eine Location zu wählen. Diese sollte

• gut an öffentliche Verkehrsmittel angebunden sein,
• über genügend Parkgelegenheiten verfügen und
• wenn möglich, ans Thema angepasst sein (Therme für Wellnessreisen, indonesisches Lokal für Indonesien etc.)

Der kreative Teil

Thema, Termin und Ort stehen fest. Jetzt entwickeln Sie einen roten Faden für Ihre Veranstaltung – damit von der Einladung über das Catering bis zu den Give-Aways alles stimmig ist.

Stellen Sie sich dazu die Frage: „ Wie kann ich mein Thema möglichst deutlich und dennoch unaufdringlich an diesem Abend in unterschiedlicher Form erlebbar machen?“ Lisa Maria Schwödiauer gibt Ideen für einen Irland-Informationsabend mit dem Motto „Grüne Insel Irland“.

• Location: Lokal mit Garten (bei Schlechtwetter kann man ins Lokal ausweichen)
• Einladung: Päckchen Grassamen mit Einladungstext
• Empfang: Registrierung der Teilnehmer von Personen in Landestracht, Willkommensschild in Gälisch (Céad míle fáilte!), irische Musik im Hintergrund
• Dekoration: grüne Servietten, irische Flagge am Buffet, Kleidung der Mitarbeiter in den Landesfarben grün, weiß, orange, Landesfarben auf Menükarten, Infomaterial, allgemeiner Beschilderung etc.
• Catering: Guinness, Irish Stew, Black & White Pudding, Scones etc.
• Unterhaltung: Impulsvortrag über Irland von einem Mitarbeiter, der schon dort war oder von einem Native Speaker, irisches Volksmusikensemble, Vernissage oder Fotoausstellung (Fotos von Kunden), Diashow mit Irlandfotos
• Give Aways: Leprechaun (irischer Kobold) als Schlüsselanhänger
• Gewinnspiel: Ein Wochenende in Dublin. Sammeln Sie dazu die Visitenkarten Ihrer Besucher zu Beginn der Veranstaltung ein und ziehen Sie einen Gewinner.

Wichtig: Die Einladung

Schenken Sie der Gestaltung Ihrer Einladung besondere Beachtung. Sie soll auffallen, unter dem Wulst an Einladungen, den Ihre Kunden erhalten, hervorstechen. Überdies muss Ihre Einladung

• Thema, Datum, Location, Zeitpunkt und eventuell einen Zeitablauf beinhalten. Verraten Sie aber nicht zu viel, versuchen Sie die Neugier Ihrer Gäste zu wecken!
• über Anfahrt und Parkmöglichkeiten informieren.
• ein Anmeldeformular sowie Ihre Kontaktdaten (Veranstalter) beinhalten.